Was sind einige der besten Copilot-Prompts?

Microsoft 365 Copilot ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebettet. Das bedeutet: Die Qualität Deiner Ergebnisse hängt fast vollständig von der Qualität Deiner Eingaben ab. Ein vager Prompt liefert ein vages Ergebnis. Ein präziser Prompt mit einem klaren Ziel, relevantem Kontext und einem definierten Format liefert Ergebnisse, die Du wirklich nutzen kannst. Microsofts eigene Forschung zeigt, dass Nutzer, die effektiv prompten, Aufgaben deutlich schneller erledigen und Meetings besser vorbereitet verlassen. Die folgenden Prompts decken die häufigsten Aufgaben im Arbeitsalltag ab und folgen alle derselben einfachen Struktur: Aktion, Kontext, Ziel.

Wie der richtige Copilot-Prompt alles verändert

Der richtige Copilot-Prompt ist spezifisch, kontextbezogen und gut strukturiert. Microsoft empfiehlt offiziell, dass jeder effektive Prompt vier Komponenten enthält: ein klares Ziel, Kontext zum Material, Deine Erwartungen an das Ergebnis und einen Verweis auf die Quelldaten. Wenn alle vier vorhanden sind, liefert Copilot Ergebnisse, die kaum noch überarbeitet werden müssen. Fehlt auch nur eine davon, bekommst Du eine generische Antwort, die noch erhebliche manuelle Nacharbeit erfordert.

Die besten Prompts folgen einem einfachen Muster: [Aktion] + [Kontext] + [Ziel]. Beginne mit einem klaren Aktionsverb, füge Kontext zum Material oder zur Situation hinzu und gib dann das gewünschte Ergebnis oder die Zielgruppe an. Vergleiche “fasse das zusammen” mit “Fasse die Aufgaben aus dem Projekt-Kickoff-Meeting vom 10. Juli als nummerierte Liste für die Projektleiterin zusammen.” Der zweite Prompt setzt Grenzen, definiert das Format und benennt die Zielgruppe. Diese Präzision ist es, die nützliche KI-Ergebnisse von nutzlosem Output unterscheidet.

Microsoft weist außerdem darauf hin, dass höfliche, natürliche Sprache die Antwortqualität verbessert. Du musst nicht in Code schreiben oder technische Syntax verwenden. Schreib so, wie Du einer kompetenten Kollegin oder einem kompetenten Kollegen eine Aufgabe erklären würdest, und Copilot folgt Dir.

1: Lange Dokumente in Sekunden zusammenfassen

Das Zusammenfassen von Dokumenten gehört zu den wertvollsten Einsatzmöglichkeiten von Copilot in Word. Copilot kann umfangreiche Berichte verdichten, wichtige Entscheidungen herausarbeiten, Highlights aus mehreren Dateien zusammenstellen und Aufgaben identifizieren, ohne dass Du jede Seite lesen musst. Entscheidend ist, dass Du genau angibst, was extrahiert und wie es dargestellt werden soll.

Effektive Zusammenfassungs-Prompts sind präzise in Bezug auf Umfang und Format. Statt “fasse das zusammen” probiere:

• “Fasse diesen Quartalsbericht in einer 300-Wörter-Zusammenfassung für die Geschäftsführung zusammen, mit Fokus auf Ergebnisse, Risiken und empfohlene nächste Schritte.”
• “Erstelle eine Stichpunkt-Zusammenfassung für Stakeholder, die zwei Minuten Zeit zum Lesen haben.”
• “Extrahiere alle Entscheidungen und genannten Fristen aus diesem Dokument.”
• “Was sind die fünf wichtigsten Empfehlungen aus diesem Vorschlag?”

Für die Arbeit mit mehreren Dateien unterstützt Copilot in Word Prompts wie “Fasse die Projektrisiken auf Basis von TeamA_Status.docx, TeamB_Status.docx und TeamC_Status.docx zusammen” und führt die wichtigsten Punkte aus verwandten Dateien in einer Übersicht zusammen. Ein wichtiger Hinweis: Offizielle behördliche Leitlinien zur Copilot-Nutzung empfehlen, KI-generierte Zusammenfassungen als Ausgangspunkt zu behandeln, nicht als endgültige Quelle. Überprüfe wichtige Fakten immer anhand des Originaldokuments, bevor Du das Ergebnis weitergibst.

2: Professionelle E-Mails mit dem richtigen Ton verfassen

Copilot in Outlook kann E-Mails entwerfen, verfeinern und den Ton anpassen, alles auf Basis einfacher Sprachanweisungen. Nach dem Erstellen eines ersten Entwurfs kannst Du Copilot bitten, den Ton zu ändern (Neutral, Locker oder Förmlich) oder die Länge anzupassen (Kurz, Mittel oder Lang), ohne von vorne anfangen zu müssen. Dieser iterative Ansatz ist schneller als ein komplettes Neuschreiben.

Eine wiederverwendbare E-Mail-Prompt-Vorlage aus Microsofts eigenem Leitfaden lautet: “Schreibe eine [Ton]-E-Mail an [Zielgruppe] zum Thema [Thema]. Bitte sie/ihn, [Aktion] bis [Frist] zu erledigen. Füge [wichtiges Detail] ein.” Ein konkreteres Beispiel: “Verfasse eine E-Mail an meine Vorgesetzte Susan zur Tagesordnung des morgigen Führungsmeetings. Ziel ist es, ihre Prüfung und Freigabe zu erbitten. Verwende einen freundlichen, professionellen Ton. Bitte sie, mir ihre drei wichtigsten Gesprächspunkte zu schicken.” Kontextangaben zur Beziehung, zum Beispiel “wir arbeiten seit zwei Jahren zusammen” oder “neuer Kundenkontakt”, verbessern die Formulierungen, die Copilot wählt, zusätzlich.

Outlook enthält außerdem die Funktion “Coaching by Copilot”, die einen verfassten E-Mail-Entwurf analysiert und darauf hinweist, wie Ton und Formulierung beim Empfänger ankommen könnten. Für Teams, die viele Kunden- oder Stakeholder-Kommunikationen versenden, kann diese Funktion allein schon das Hin-und-Her reduzieren, das durch schlecht formulierte Nachrichten entsteht. Du kannst auch benutzerdefinierte Anweisungen festlegen, zum Beispiel “Halte E-Mails kurz und direkt, mit Stichpunkten wo sinnvoll”, und Copilot wendet diesen Stil auf alle zukünftigen Entwürfe an.

3: Meeting-Agenden aus rohen Notizen erstellen

Copilot in Microsoft Teams kann aus einem Satz roher Notizen eine strukturierte Meeting-Agenda erstellen, Aufgaben Verantwortlichen zuweisen und sogar eine Nachfass-Zusammenfassung an alle Teilnehmenden senden. Der Microsoft Facilitator Agent, der im September 2025 allgemein verfügbar wurde, geht noch weiter: Er macht während eines Meetings proaktiv Notizen, verfolgt die Zeitaufteilung pro Agendapunkt und wandelt Entscheidungen in zugewiesene Aufgaben mit Folgeschritten um.

Für die Erstellung von Agenden aus Notizen funktionieren diese Prompts gut:

• “Gib mir eine Ein-Absatz-Zusammenfassung mit zwei Entscheidungen, drei nächsten Schritten und vorgeschlagenen Verantwortlichen.”
• “Wandle diese Meeting-Notizen in einen übersichtlichen Aktionsplan um. Füge Verantwortlichen, Aufgabe, Frist, Priorität und mögliche Blocker ein.”
• “Füge einen Abschnitt zur Budgetdiskussion hinzu und plane zehn Minuten für jedes Thema ein.”

Nach einem Meeting kann Copilot mit dem Prompt “Verfasse eine E-Mail an die Meeting-Teilnehmenden, die das Meeting zusammenfasst und die Aufgaben enthält” aufgefordert werden. Für komplexere Analysen liefert ein von der Community beigesteuerter Prompt auf der Microsoft Tech Community eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung, eine priorisierte Aufgabentabelle, bestätigte Entscheidungen und einen Planner-fähigen Aufgabenexport, alles ausschließlich aus dem Meeting-Transkript abgeleitet. Dieses Strukturniveau verwandelt ein einstündiges Meeting in wenigen Minuten in ein klares, umsetzbares Protokoll.

4: Daten analysieren und wichtige Erkenntnisse gewinnen

Copilot in Excel kann Trends hervorheben, Ausreißer identifizieren, PivotTables erstellen, Formeln erklären und Diagramme erstellen, alles auf Basis einer einfachen Beschreibung dessen, was Du wissen möchtest. Du musst die Syntax einer SUMIF-Formel nicht kennen. Du kannst “Berechne den Gesamtumsatz für die Region Nord” eingeben und Copilot generiert die Formel für Dich.

Für die Datenanalyse liefert Prompt-Chaining die besten Ergebnisse. Beginne breit, dann werde konkreter:

1. “Analysiere den Umsatz nach Region.”
2. “Fasse jetzt die drei stärksten Regionen in drei Stichpunkten zusammen.”
3. “Formatiere das als Tabelle, sortiert von höchstem zu niedrigstem Wert.”

Fortgeschrittenere Prompts umfassen: “Erkläre, was in den Spalten B bis F in den letzten sechs Monaten passiert, mit Fokus auf ungewöhnliche Trends” und “Zeig mir den Best-Case, Worst-Case und wahrscheinlichen Umsatz für die nächsten zwei Quartale.” Der Excel Agent Mode, der 2025 eingeführt wurde, ermöglicht es Nutzern, komplexe Analysen zu automatisieren und interaktive Dashboards mit einem einzigen Prompt zu erstellen. Copilot liefert deutlich bessere Ergebnisse, wenn die Spaltennamen in Deiner Tabelle aussagekräftig und konsistent sind. Eine saubere Datenstruktur ist daher Voraussetzung für eine saubere KI-Analyse.

5: Inhalte schneller schreiben und verfeinern

Copilot in Word unterstützt die vollständige Erstellung von Entwürfen und deren iterative Verfeinerung. Du kannst aus einem Briefing einen ersten Entwurf generieren und dann mit Folge-Prompts straffen, umstrukturieren oder neu formatieren. Die Auto Rewrite-Funktion generiert mehrere umgeschriebene Versionen des ausgewählten Textes, sodass Du die beste Option auswählen kannst, ohne Dein Original zu verlieren.

Effektive Verfeinerungs-Prompts umfassen:

• “Schreibe das für mehr Klarheit um und kürze es um ein Drittel, behalte dabei die gleiche Bedeutung und einen professionellen Ton.”
• “Finde und korrigiere umständliche Formulierungen in diesem Abschnitt, behalte aber meinen ursprünglichen Ton.”
• “Teile diesen Textblock in drei bis vier kürzere Absätze mit klaren Themensätzen auf.”

Für die iterative Verfeinerung funktionieren kurze Folgebefehle besser als ein Neustart. “Mach das formeller” oder “Kürze es um 30 %” auf einen bestehenden Entwurf angewendet liefert schnellere Ergebnisse als ein neuer Prompt von Grund auf. Wenn Du einen Entwurf auf bestimmtem Quellmaterial aufbaust, erlaubt Copilot in Word die Referenzierung von bis zu 20 Dateien, E-Mails oder Meetings als Kontext. Alle referenzierten Unternehmensdaten bleiben innerhalb der Sicherheitsgrenzen Deiner Organisation. Wie bei allen KI-generierten Inhalten solltest Du das Ergebnis auf Richtigkeit prüfen, bevor Du es veröffentlichst oder weitergibst.

6: Formeln erstellen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Copilot in Excel macht es überflüssig, komplexe Formelsyntax auswendig zu lernen. Statt =SUMIF(B2:B100,"Nord",C2:C100) manuell einzugeben, tippst Du “Berechne den Gesamtumsatz für die Region Nord” und Copilot generiert die korrekte Formel. Das gilt für IF-Anweisungen, VLOOKUP, verschachtelte Funktionen und mehr. Für übernommene Tabellen ist der Prompt “Erkläre, was diese Formel macht, und schlage vor, wie man sie verbessern kann” besonders nützlich, um Dateien zu prüfen, die Du nicht selbst erstellt hast.

Automatisierungs-Prompts, die wiederkehrende Arbeit eliminieren, umfassen:

• “Automatisiere die Analyse dieses Datensatzes und hebe wichtige Änderungen gegenüber dem Vormonat hervor.”
• “Erstelle eine wiederverwendbare Vorlage zur Verfolgung und Berichterstattung monatlicher KPIs.”
• “Baue ein Tracking-System auf, um die KPI-Leistung gegenüber monatlichen Zielen zu überwachen.”

Eine neuere Funktion, die =COPILOT()-Funktion, ermöglicht natürlichsprachliche Prompts direkt in Tabellenzellen. Da sie in Excels Berechnungsmodul integriert ist, werden die Ergebnisse automatisch aktualisiert, wenn sich die zugrunde liegenden Daten ändern. Diese Funktion befindet sich derzeit im schrittweisen Rollout für Microsoft 365 Copilot-Lizenzinhaber, die Verfügbarkeit kann also je nach Abonnement und Update-Kanal variieren. Die Kombination von Copilot in Excel mit Power Automate und Power BI schafft einen vollständigen Analyse-, Berichterstattungs- und Automatisierungs-Stack innerhalb der Microsoft 365-Umgebung.

7: Was macht einen Copilot-Prompt wirklich wiederverwendbar?

Ein wiederverwendbarer Copilot-Prompt funktioniert über verschiedene Datensätze, verschiedene Nutzer und verschiedene Tage hinweg, ohne jedes Mal neu geschrieben werden zu müssen. Die Merkmale, die einen Prompt wiederverwendbar machen: Er verweist auf Datenspeicherorte, anstatt spezifische Daten zu kopieren (zum Beispiel “Verwende die Tabelle SalesQ1 in dieser Arbeitsmappe”), er nutzt Platzhalter für variable Elemente und enthält Formatierungsanweisungen, um manuelle Nachformatierung nach der Ausgabe zu reduzieren.

Microsofts offizielle Prompt-Bibliothek, verfügbar unter der Microsoft 365 Copilot Prompts Gallery, organisiert gebrauchsfertige Prompts nach App: Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Du kannst auch eigene Prompts innerhalb der Copilot-Oberfläche über das Lesezeichen-Symbol speichern und auf Team- oder Mandantenebene teilen, damit Kolleginnen und Kollegen mit denselben Standardvorlagen arbeiten. Die eigenständige Copilot Prompt Gallery App wurde im Juli 2025 eingestellt. Gespeicherte Prompts sind jetzt in Copilot Chat und den app-integrierten Copilot-Bereichen zu finden.

Für Organisationen, die Copilot Studio nutzen, ermöglicht die Prompt-Builder-Erfahrung die Erstellung von Prompts mit Eingabevariablen und dynamischem Laufzeitkontext, die dann über Agents, Workflows oder Apps geteilt werden können. Microsoft Security Copilot unterstützt “Promptbooks”, also gespeicherte Prompt-Sequenzen, die nacheinander ausgeführt werden und auf vorherigen Antworten aufbauen. Dieser Ansatz ist besonders effektiv für wiederkehrende Reporting-Aufgaben, bei denen dieselben Analyseschritte jede Woche oder jeden Monat auf neue Daten angewendet werden.

Diese Prompts in ein Produktivitätssystem verwandeln

Einzelne Prompts sparen Zeit. Ein Prompt-System spart jeden einzelnen Tag Zeit. Der Unterschied liegt in der Absicht: eine kleine Auswahl hochwertiger Prompts wählen, speichern und konsequent nutzen, bis sie Teil Deines Workflows werden und nicht mehr etwas sind, worüber Du nachdenken musst.

Zwei Prompts, die sich gut als tägliche Anker eignen, sind ein morgendliches Catch-up und ein Tagesabschluss-Planer. Der Catch-up-Prompt: “Fasse meine E-Mails, Chats, Meetings und Dokumente der letzten 24 Stunden zusammen. Hebe dringende Punkte, getroffene Entscheidungen, Fristen und alles hervor, was auf meine Antwort wartet. Formatiere es als kurze Prioritätenliste.” Der Planungs-Prompt: “Überprüfe meinen Kalender, Aufgaben, E-Mails und offene Punkte. Erstelle einen realistischen Plan für morgen mit den wichtigsten Prioritäten, vorgeschlagenen Fokusblöcken und allem, was ich im Voraus vorbereiten sollte.” Das konsequente Ausführen beider Prompts gibt Dir einen strukturierten Start und einen klaren Abschluss jedes Arbeitstages.

Organisationen, die den stärksten Return aus Microsoft 365 Copilot erzielen, investieren in rollenspezifisches Prompt-Training statt in generische Feature-Touren. Finanzteams, die Copilot in Excel für Abweichungsanalysen nutzen, brauchen andere Prompts als HR-Teams, die Copilot in Word für Richtliniendokumente einsetzen. Eine gemeinsame Prompt-Bibliothek aufzubauen, die nach Rolle und Aufgabentyp organisiert ist, ist der praktische nächste Schritt, nachdem Du Dich mit den Grundlagen vertraut gemacht hast.

Wenn Dein Unternehmen auch darüber nachdenkt, wie KI-Tools wie Copilot, ChatGPT und Googles AI Overviews Inhalte entdecken und zitieren, ist das eine separate, aber verwandte Herausforderung. AI Visibility ist die Disziplin, Deine Inhalte zur Quelle zu machen, auf die generative Engines zurückgreifen, wenn sie Fragen in Deiner Branche beantworten. WP SEO AIs Generative Engine Optimization-Service ist speziell für WordPress-Unternehmen entwickelt worden, die in KI-generierten Antworten erscheinen möchten und nicht nur in traditionellen Suchergebnissen. Dieselben Prinzipien, die einen Copilot-Prompt effektiv machen, nämlich Klarheit, Präzision und strukturierter Kontext, sind auch die Prinzipien, die Deine Inhalte wahrscheinlicher von KI-Systemen im gesamten Web zitiert werden lassen.